Microsoft Excel время для экономии времени для быстрой работы

Excel

Электронная таблица Excel — это главное приложение, которое используется во многих отраслях для составления бизнес-планов, создания финансовых отчетов, составления бюджетных отчетов и т. д. Простыми словами, электронные таблицы Excel используются для систематизации вашей трудовой жизни. Хотя Excel является мощным инструментом для работы с электронными таблицами, можно приступить к работе, но освоение Excel может занять много времени, и, вероятно, потребуется некоторое терпение для работы с электронными таблицами Excel.

Управление и расчет данных в Excel с помощью расширенных формул требует от вас глубоких навыков финансового анализа и является гораздо более важным, чем мы думаем. Некоторые задания имеют монотонные шаги, которые потребуют от вас повторять ненужные задания снова и снова, что будет тратить ваше время.

Мы уже взглянули на хитрости Excel, чтобы сэкономить время Сегодня мы поделимся еще некоторыми такими хитростями.

Microsoft Excel экономит время

Важно поднять свои навыки Excel на следующий уровень, чтобы убедиться, что ваши методы использования электронных таблиц обеспечивают максимальную эффективность. В Excel много встроенных функций, которые позволяют вам быстрее выполнять свою работу. Вы можете освоить некоторые советы и рекомендации по наиболее часто используемым шагам в Excel, чтобы повысить эффективность работы с Excel и сэкономить свое драгоценное время. В этой статье мы расскажем о некоторых советах, которые вы можете включить в ежедневный рабочий процесс, которые могут освободить вас от выполнения повторяющихся задач и помочь сэкономить ваше время при использовании Excel.

1. Используйте автозаполнение

Автозаполнение — очень полезная функция, которая автоматически заполняет серию ячеек на основе шаблона предыдущих ячеек. Предположим, вы хотите ввести столбец с названиями месяца, просто введите «Январь». Выберите ячейку и перетащите ее вниз. Автозаполнение волшебным образом заполняет названия месяцев на основе предыдущего шаблона.

2. Используйте Flash Fill

Flash Fill автоматически объединяет и извлекает данные на основе шаблона данных, введенного в первом столбце. Например, если в вашем первом столбце есть abc/123/xyz и вы хотите извлечь значение 123 во второй столбец. Просто введите данные в первую ячейку. По второй ячейке Excel будет знать шаблон и отображать, как вы хотите, чтобы они выглядели, просто используя Flash Fill в группе Data Tools.

Таким же образом вы можете заполнить флэш-память, чтобы объединить данные. Например, если у вас есть адреса электронной почты в первом столбце, вы можете использовать Flash-заполнение для создания первого столбца, введя правильный шаблон электронной почты и имя во втором столбце. Проще говоря, если вы хотите извлечь или объединить данные, просто нажмите Flash Fill в сеансе Data Tools, набрав шаблон так, как вы хотите, чтобы они отображались.

3. Используйте клавишу F4 для автоматизации повторяющейся задачи

Клавиша F4 является наиболее популярным сочетанием клавиш, которое сэкономит ваше время при выполнении повторяющейся работы. Если вы повторяете одни и те же шаги снова и снова, вы можете автоматизировать повторяющиеся задачи с помощью клавиши F4. F4 просто повторяет ваше последнее действие или команду. Кроме того, вы можете использовать клавишу F4, чтобы закрыть книгу и окно Excel. Нажмите Ctrl + F4, чтобы закрыть книгу, и используйте Alt + F4, чтобы закрыть Excel.

4. Используйте сочетание клавиш Ctrl

Существует множество сочетаний клавиш, которые обеспечивают наиболее эффективные и быстрые способы выполнения повторяющихся задач.

  • Ctrl + Shift + стрелка вниз — выделяет все данные в столбце под ячейкой.
  • Ctrl + Shift + стрелка вверх — выделяет все данные в столбце над ячейкой.
  • Ctrl + Shift + стрелка вправо — выделяет все данные справа в строке
  • Ctrl + Shift + стрелка влево — выделяет все данные слева в строке
  • Ctrl + Shift + End — перемещает курсор в самую нижнюю правую ячейку, содержащую данные на листе, и выбирает любую ячейку с данными между первой ячейкой, которую вы хотите выбрать, и самой нижней правой ячейкой с данными.

Чтобы узнать больше о сочетаниях клавиш CTRL, проверьте список на сайте office.com.

5. Добавьте примечание, чтобы объяснить формулы и функции, используя функцию N ()

Вы можете пометить ячейку пояснительными примечаниями, которые помогут вам запомнить и объяснить сложные функции и формулы для других пользователей электронных таблиц. Чтобы включить комментарии в сложные формулы, просто добавьте + N («ваши комментарии») в конце формулы. Например, ячейка с формулой = Sum (B1: B2: B3) + N («ваша заметка о формуле») отображает как комментарии, так и формулу при нажатии на эту ячейку.

6. Используйте специальные вставки для быстрых расчетов

Вы можете выполнять быстрые вычисления, такие как сложение, вычитание, умножение или деление в электронной таблице, используя Paste Special вместо формул.Эта функция проста в использовании и чрезвычайно полезна для небольших вычислений, чтобы ускорить работу. Например, если у вас есть столбец со списком чисел, который вы хотите разделить на 100. Введите 100 в ячейку и скопируйте его. Выберите список числа, которое вы хотите разделить на 100, и нажмите Специальная вставка. В этом диалоговом окне выберите параметр «Разделить». Этот метод мгновенно разделит все выбранные числа на 100.

Какие приемы вы используете чаще всего, чтобы сэкономить время при работе в Excel? Делитесь в комментариях ниже.

Теперь читайте . Дополнительные советы и рекомендации по Microsoft Excel.

Оцените статью
TechArks.Ru
Добавить комментарий