Массовая рассылка – это важная стратегия в цифровом маркетинге, используемая для увеличения продаж и продвижения бренда. Маркетинговая кампания по электронной почте необходима в настоящее время для рекламы, чтобы охватить большой список клиентов и достичь организационных целей. Помимо бизнеса, может быть несколько случаев, когда вы захотите отправить массовые электронные письма-приглашения, информационные бюллетени и письма с объявлениями на многие адреса.
Однако большинство учетных записей электронной почты поддерживают только ограниченное число получателей на одно сообщение электронной почты. Кроме того, подготовка отдельных писем для многих людей отнимает много времени. Несмотря на то, что существует множество служб, предлагающих упрощенный способ рассылки электронных писем, лучший способ создания персонализированного почтового сообщения – использовать функцию слияния в Microsoft Word с Microsoft. Перспективы .
В отличие от широковещательной рассылки электронной почты большому количеству людей, слияние почты сохраняет сообщение одинаковым для нескольких электронных писем, но имя и адрес электронной почты уникальны с индивидуальной информацией для каждого получателя. Другими словами, слияние почты делает каждого получателя сообщения электронной почты единственным получателем.
Что такое функция слияния в Microsoft Word?
Mail Merge – мощная функция, поддерживаемая большинством приложений. Это позволяет вам создавать партию персонализированных сообщений электронной почты из писем и автоматически извлекать адреса нескольких получателей из базы данных, чтобы облегчить массовую рассылку. По сути, Mail Merge означает объединение почты и документа. Слияние почты поддерживается всеми программами Microsoft Office. Microsoft Word позволяет вставлять содержимое из источников данных, таких как база данных доступа, электронная таблица Excel и т. Д., В документы Word с помощью функции слияния. При этом Microsoft Outlook может получить преимущество от возможности Microsoft Word отправлять слияния по почте, чтобы отправлять объемные персонализированные электронные письма многим контактам.
Чтобы отправлять массовые почтовые сообщения в Outlook с использованием слияния, сначала необходимо использовать Microsoft Word, чтобы создать несколько постоянных документов, содержащих фиксированное содержимое, т.е. тело письма, а затем добавьте уникальные данные для каждого документа, такие как имя или адрес получателя, который обычно заимствуется из источника данных, такого как контакт Outlook, электронная таблица Excel или база данных доступа. Слияние почты включает подготовку ваших основных документов, создание источника данных для вашего списка рассылки, определение полей слияния, привязку списка рассылки к документу, сохранение и отправку персонализированных сообщений электронной почты. В этой статье мы расскажем, как отправить массовое электронное сообщение в Outlook с помощью Mail Merge.
Подготовьте список контактов для рассылки почты.
Запустите Microsoft Outlook и перейдите на вкладку Главная .
В нижней части главной вкладки нажмите Люди , чтобы просмотреть список контактов.
Выберите контактный адрес, которому вы хотите отправить массовое сообщение.
Теперь перейдите на Действия Группировать на вкладке Главная и нажмите Слияние писем.
В диалоговом окне «Контакты слияния» нажмите переключатель с параметром Только выбранные контакты в разделе Контакты , чтобы отправлять электронные письма только выбранному контакту. В противном случае нажмите переключатель с параметром Все контакты в текущем представлении .
Затем выберите переключатель с параметром Новый документ в разделе «Файл документа».
В разделе «Объединить» выберите тип документа « Из писем» , «Объединить как Электронная почта» и введите тему своего электронного письма в поле строки темы сообщения.
Нажмите ОК , чтобы применить настройки, и Outlook запустит Microsoft Word, чтобы вы написали постоянное сообщение.
Составьте персонализированное электронное сообщение, используя Microsoft Word
Outlook запускает Microsoft Word.
В строке приветствия введите адрес, например type, hello, а затем нажмите кнопку Вставить поле слияния в группе «Написать и вставить поле».
Выберите параметр Имя в раскрывающемся меню, и Microsoft Word добавит поле электронной почты <> рядом с приветствием.
Вы можете добавить в документ другие поля из списка получателей, такие как фамилия, домашний телефон, название компании и т. Д. После завершения процесса слияния почты слово автоматически заменит поля электронной почты фактической информацией из списка получателей.
Отправить сообщения электронной почты
Подготовив сообщение электронной почты, нажмите Начать слияние и выберите Сообщения электронной почты в раскрывающемся меню.
Теперь нажмите кнопку Готово и объединить и выберите отправить сообщения электронной почты в раскрывающемся меню.
Откроется диалоговое окно «Объединить с электронной почтой». Здесь выберите Электронная почта для Параметры сообщения и выберите HTML для Почтового формата.
В разделе “Отправить записи” установите переключатель Все , чтобы отправить все электронные письма сразу, или выберите параметр Текущая запись , чтобы отправлять только текущие электронные письма.
Нажмите кнопку ОК .
После этого Microsoft Word автоматически объединяет электронные письма и отправляет персонализированные электронные письма на каждый адрес.
Стоит отметить, что вышеуказанная функция используется только для отправки электронного письма. Вы не можете прикреплять файлы к письму, а также не можете отправлять CC или BCC другим получателям по почте.
Чтобы подтвердить отправку электронных писем, перейдите в свою Outlook и проверьте папку отправленные элементы , чтобы просмотреть отправленные электронные письма.
Надеюсь, вам понравится эта функция!