Microsoft Outlook , клиент для почтовой службы Outlook или Live, позволяет сохранять электронную почту и вложения в автономном режиме. По мере того, как вы получаете и отправляете электронные письма, размер базы данных постоянно увеличивается. Хотя он обеспечивает доступ к электронной почте, когда он не подключен к Интернету, это также означает, что размер почтового ящика продолжает увеличиваться. В этом посте мы расскажем о том, как можно уменьшить и уменьшить размер почтового ящика в Microsoft Outlook.
Сжать и уменьшить размер почтового ящика в Microsoft Outlook
Недостаток почтового ящика большего размера в том, что он замедляет работу. Требуется больше времени, чтобы открыть и найти что-нибудь. Кроме того, почтовые провайдеры, такие как Office 365, ограничивают максимальный размер почтового ящика. Это означает, что если вы не уменьшите размер почтового ящика в Microsoft Outlook, вы не сможете отправлять или получать какие-либо электронные письма.
Где хранятся все данные почтового ящика Outlook
Если вы используете функцию POP или IMAP, все файлы, электронные письма, папки, контакты и т. Д. Сохраняются в файле данных Outlook (PST). Если вы используете учетную запись Office 365, Exchange или Outlook.com, данные почтового ящика доступны в автономном файле данных Outlook (OST-файл). Хотя удаление электронных писем и вложений может помочь, если вы сохраняете всю информацию в PST-файле, она не уменьшается сама по себе.
Примечание. Мы обсудили еще два способа удаления файлов из Outlook. Если вы их используете, а затем вручную уменьшите размер файла почтового ящика, это поможет в дальнейшем.
Компактный и уменьшенный файл данных Outlook (.pst)
Преимущество файла PST заключается в том, что при удалении писем он автоматически сжимает базу данных в фоновом режиме. Процесс сжатия происходит, когда вы не используете Outlook. Вы также можете выбрать сжатие, выполнив следующие шаги вручную:
- Откройте Outlook и удалите ненужные элементы. При удалении файлы попадают в папку «Удаленные». Щелкните правой кнопкой мыши и очистите его.
- Нажмите Файл> Настройки учетной записи> Настройки учетной записи.
- Перейдите на вкладку «Файлы данных». Выберите файл данных, который вы хотите сжать. Затем нажмите на Настройки.
- Перейдите на вкладку “Дополнительно”> Настройки файла данных Outlook.
- В диалоговом окне «Параметры файла данных Outlook» нажмите «Сжать сейчас», а затем нажмите «ОК».
В зависимости от размера файла PST, сжатие может занять несколько минут.
Сжатие и уменьшение автономного файла данных Outlook (.ost)
Многие учетные записи электронной почты используют автономный файл данных Outlook для хранения данных. OST или автономный файл данных Outlook похож на PST или файл данных Outlook за одним исключением. Вы не можете импортировать или экспортировать в автономный файл данных Outlook (OST).
- Нажмите Файл> Настройки учетной записи, Настройки учетной записи.
- На вкладке «Файлы данных» выберите файл данных, который вы хотите сжать, и нажмите «Настройки».
- Перейдите на вкладку «Дополнительно»> «Настройки файла данных Outlook».
- В диалоговом окне «Параметры файла данных Outlook» нажмите «Сжать сейчас», а затем нажмите «ОК».
Используйте инструмент очистки почты
Outlook предлагает встроенный инструмент очистки почты, или вы можете использовать инструмент очистки вложений Outlook для поиска старых и больших сообщений, которые можно удалить или переместить в файл PST. Он также может удалить копии электронных писем, которые конфликтуют с почтовым сервером. Иногда мы удаляем файлы с сервера, но они все еще доступны на клиенте, занимающем место.
Запустите инструмент очистки почтовых ящиков
- Нажмите Файл> Инструменты> Очистка почтового ящика.
- Выберите «Просмотр размера почтового ящика», «Найти элементы старше», «Найти элементы больше чем», «Просмотр размера удаленных элементов», «Пустую папку удаленных элементов», «Просмотр размера конфликтов» или «Пустые конфликты», чтобы выполнить нужную задачу.
Использовать инструмент очистки разговора
Outlook for Office 365 Outlook 2019 Outlook 2016 Office для бизнеса Outlook 2013 и другие имеют инструмент для очистки разговоров. Беседы или электронная почта – это одно и то же. «Инструмент для разговора» умный. Он будет оценивать содержимое каждого сообщения, и если часть электронного письма будет доступна в любом из сообщений предварительного просмотра, он удалит его.
У вас есть три варианта больше возможностей для сжатия и уменьшения размера почтового ящика в Microsoft Outlook
- Очистка проверяет выбранный разговор.
- Папка очистки очищает выбранную папку.
- Очистить папку и подпапки также проверяет подпапки.
Это лучшие советы, которые помогут вам сжать и уменьшить размер почтового ящика в Microsoft Outlook. Однако всегда следите за тем, чтобы случайно не удалить файлы, которые необходимы.
Читать дальше . Как оптимизировать и ускорить работу Microsoft Outlook.